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Hospital Regional de caráter filantrópico que atende toda a população do sudeste de Minas Gerais, a Santa Casa de Misericórdia de Passos, em Minas Gerais, sempre teve como pilares estratégicos as diretrizes de custos, qualidade e humanização. A fim de aprimorar a estrutura de gestão de custos e desenvolvimento da ferramenta de apuração e controles de custos, a instituição procurou a Planis Consultoria, hoje chamada XHL Consultoria, para implantar esse projeto.
Na primeira fase, a XHL Consultoria reestruturou o modelo de gestão de custos e implantou um processo de coleta de informações e rotinas internas bem preparadas e consequentemente um ganho significativo na qualidade de informações, uma revisão da estrutura de centros de custo proporcionando um modelo mais funcional, um plano de contas de custos mais enxuto e objetivo, critérios de apropriações com embasamento em estudos técnicos.
Assim, a XHL Consultoria iniciou o processo de transferência de know-how para os gestores da instituição, com palestras para discutir terminologias e conceitos e também com treinamentos de análises com os gestores e para demonstrações das informações gerenciais. Dessa forma, foram treinados e capacitados os responsáveis pelas análises e controles dos serviços implantados.
Na segunda fase do projeto, a XHL Consultoria adequou o módulo de custos do sistema de gestão hospitalar Sysart e implantou o desenvolvimento de relatórios e gerando as informações gerenciais como: custos por unidade de negócios, como Hospital Geral e Regional do Câncer e Serviços Diagnósticos.
Acrescido a isso, estão levantamentos de custos dos serviços por diárias, consultas, exames, hora cirúrgica, tratamentos de diagnósticos e de terapias. O projeto também abrangeu custos individualizados dos centros de custos, em relação à ocupação dos leitos das unidades de internação e em relação à ocupação das salas de centro cirúrgico.
Em seguida, passou para a terceira fase do projeto, que consistiu em uma ferramenta de apuração dos custos por procedimentos, custo por médico, por patologia, operadora e paciente.
Com duração de dois anos, a Santa Casa de Misericórdia de Passos percebeu a otimização da qualidade das informações gerenciais, ganho de performance na gestão de custos e da ferramenta hospitalar e início de análise de custos feita pelos gestores com envolvimento de todos os colaboradores nos processos internos para apuração de custos, sem citar o ganho dos profissionais e dos responsáveis por realizar as análises e suportes para gestão de custos.
Segundo Robson Luis E. Santo, consultor da XHL Consultoria, “este projeto foi um grande desafio, por todas as questões envolvidas como, regionalidade, desenvolvimento de sistema, parceria com a empresa Sysart, mobilização dos gestores em uma entidade de grande porte, além das particularidades do cliente, que sempre devem ser respeitadas”. “Para XHL Consultoria é uma satisfação imensa ter a missão cumprida e o cliente satisfeito depois de todos os trabalhos realizados, pois agora buscam constantemente utilizar as informações gerenciais de custos para as decisões estratégicas da instituição com a busca constante pelo equilíbrio de sempre atender com excelência e humanização aliadas com as melhores práticas administrativas e financeiras” complementa Robson.Uma nova fase do projeto está em discussão para criação de método para análise crítica de indicadores de performance e discussão de propostas de melhorias e redução de custos.