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Há 20 anos o Grupo Santa Celina cuida da saúde. Certificado pela ONA – Organização Nacional de Acreditação – nível de excelência, atuamos em duas frentes de negócios: atenção domiciliar e gestão de saúde.

Com este expertise desenvolvemos o Gestão Saúde 360º , uma metodologia única e inovadora que integra, organiza e coordena os cuidados e serviços de saúde, gerando mais eficiência e qualidade de assistência ao beneficiário.

Nosso modelo de gestão conta com uma rede de atenção primária multiprofissional – Rede Cuidar – composta por médicos, nutricionistas, psicólogos, fisioterapeutas que trabalham integrados na coordenação do cuidado do indivíduo.

Através de nossa Plataforma de Gestão Web, unificamos dados e geramos informações que apoiam as decisões de médicos e equipe multidisciplinar em tempo real, além de acesso e controle contínuo de indicadores assistenciais, operacionais e financeiros.

Atendemos operadoras de planos de saúde, autogestões, empresas dos mais diversos segmentos, hospitais, corretoras e seguradoras de saúde.

Entre em contato conosco e saiba como podemos levar mais qualidade de vida para sua população e os melhores resultados para sua empresa!

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Como o Hospital Unimed Araçatuba reduziu 50% do tempo de Consolidação do seu Orçamento e passou a envolver os gestores no processo

O Hospital Unimed Araçatuba foi inaugurado em 2001 e sempre buscando a excelência na assistência à saúde, se destaca por ser um centro de alta complexidade em sua região. Atualmente com 13 mil m² de área construída, o Hospital investe cada vez mais em infraestrutura, mão de obra capacitada e gestão de processos para manter seu padrão de qualidade. Este padrão é comprovado pela presença no seleto grupo de hospitais acreditados pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). Para ter uma ideia, no Brasil existem mais de 6 mil hospitais, dos quais apenas 229 possuem algum tipo de certificação.

Os Desafios de Gestão

Sílvia Ávalos, atual supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital Unimed Araçatuba, conta que os desafios com o processo orçamentário surgiram naturalmente com a evolução do processo de gestão do Hospital.

Atuando na área de custos desde a fundação do Hospital, Sílvia relata que no terceiro ano implantaram a metodologia de custeio por meio de planilhas, em 2009 avançaram com um software de gestão hospitalar, e em 2012 iniciaram a parceria com a empresa XHL (consultoria especialista no mercado de saúde).

Com o amadurecimento do processo de custeio, em 2014 viram como próximo passo a implantação do orçamento empresarial. No contexto de um hospital focado na gestão de processos, tentaram já iniciar o processo orçamentário com uma solução de mercado, todavia, após uma pesquisa de possíveis fornecedores na época, concluíram que as soluções disponíveis tinham custos muito elevados para a realidade do Hospital. O ERP do Hospital também contava com um módulo de orçamento, mas era muito simplista e não contemplava mesmo as necessidades iniciais do Hospital.

A solução natural foi iniciar o processo orçamentário em planilhas. No primeiro ano a complexidade era baixa pois o objetivo era elaborar um orçamento global para o Hospital. Já em 2015, no segundo exercício orçamentário, precisavam aumentar a exatidão do processo e envolver os gestores no planejamento, partindo para a orçamentação por centros de custo.

Segundo Sílvia, nesta época se iniciou a “fase obscura” do processo de planejamento do Hospital. “As planilhas geravam  muito retrabalho, o volume de informações era muito grande. Nosso receio era que dentro de pouco tempo aquelas planilhas não dariam conta do processo”.

Traduzindo o sentimento de Sílvia em números, após todos os gestores (cerca de 5 na época) enviarem as informações do orçamento da área para a controladoria, era necessário um mês de trabalho para consolidar as quase 80 planilhas envolvidas no processo, contando com a ajuda de um colaborador da área e também de um consultor alocado para dar conta da demanda.

No ano seguinte já não conseguiram entregar o orçamento do primeiro semestre, o que gerou desgaste com o setor de Gestão da Qualidade do Hospital e deixou claro que a controladoria precisava buscar uma solução que simplificasse o seu processo orçamentário.

Estratégia adotada

Com a correria do dia a dia no departamento, Sílvia aproveitou o processo remoto de atendimento da Treasy e fez sua primeira reunião com nossos consultores em sua própria casa. No dia seguinte, Sílvia apresentou a solução para a diretoria e para a consultoria que estava auxiliando no processo, eles gostaram do que viram e decidiram avançar com a implantação do Treasy.

Segundo Sílvia, “A implantação foi muito tranquila, contamos com a parceria entre a Treasy e a XHL. Em pouco tempo fomos nos tornando bem independentes no uso da solução e aprendendo novos recursos que facilitam o nosso dia a dia. Toda a equipe de controladoria do Hospital Unimed Araçatuba criou um relacionamento muito bom com os consultores da Treasy, sempre dispostos a ajudar”.

Poder contar com a flexibilidade da solução foi fundamental para o Hospital Unimed Araçatuba. Para evitar o desgaste de implantar a solução com um processo orçamentário já rodando, a controladoria optou primeiramente por manter os gestores utilizando o layout de planilhas que já estavam habituados e, ao final do processo de implantação, importavam as planilhas para o Treasy, sem necessidade de consolidação.

Resultados obtidos

Relata Sívia. “As planilhas o pessoal não dominava, tínhamos dificuldades de envolver os gestores, o Treasy foi um achado”.

“A mudança das planilhas para o sistema foi uma melhoria de 1.000%! Melhorou e muito as análises, os relatórios, bem como a facilidade para a controladoria e gestores manusearem o software.”

Sílvia Maria Ávalos, Supervisora de Custos e Orçamentos

Com a redução do tempo e a facilidade adicionada ao processo, o Hospital Unimed Araçatuba conseguiu envolver todos os gestores no orçamento, hoje são 27 gestores que colaboram com o processo, tornando as projeções mais precisas e os gestores mais conscientes sobre seus resultados.

O trabalho de consolidação que levava um mês e precisava do apoio da consultoria, além de um profissional do time, hoje é feito em poucos dias, gerando uma redução de cerca de 50% do trabalho operacional do time de controladoria. No quinto dia útil de cada mês, a consolidação está pronta e todos os gestores já estão com seus números em mãos. Isso aumenta o tempo que o gestor pode analisar seus números, aprender com o processo e devolver as justificativas dos desvios, ou seja, mais tempo para se dedicar às etapas do processo orçamentário, que de fato geram valor para a organização.

Em janeiro de 2017 o Hospital foi acreditado nível 2 pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). No momento, o time de controladoria pode demonstrar o excelente trabalho executado com os aprendizados dos últimos anos. Cada gestor exibiu os desvios de sua área e suas respectivas justificativas, demonstrando a maturidade do processo orçamentário e gerando elogios por parte do time de auditoria da ONA.

Próximos passos

“Voltar para as planilhas nem pensar! Adoro o Excel, mas foi uma fase obscura para o nosso processo de planejamento e orçamento”, comenta Sílvia.

Sílvia já visualiza o Treasy auxiliando os próximos passos na evolução do processo orçamentário do Hospital Unimed Araçatuba. “O objetivo agora é trazer todos os gestores a usarem integralmente o Treasy, abrangendo todos os recursos da solução não só na etapa de planejamento, mas também no acompanhamento e justificativa dos resultados pelos gestores”, finaliza Silvia.

Cliente: Hospital Evangélico de Londrina

Projeto: Gestão de Custos
Ano: 2015

RESULTADOS:
Frente à implantação da Gestão de Custos, foi disseminada a cultura da gestão por centro de custos e responsabilidade. Os Gestores passaram a conhecer os custos e tomarem decisões que levaram a instituição a redução gradativa dos custos e a “melhoria continua dos processos”.
Com o avanço na gestão de custos, foi possível também abrirmos linhas de negociações juntos as “Operadoras”, com revisão nas tabelas. Onde negociamos as diárias e taxas com base em uma ocupação padrão, proporcionando a instituição uma radical mudança nos valores das tabelas, aproximando os valores apurados em custos a realidade das receitas.

Cliente: Hospital Nossa Senhora de Fátima – Patos de Minas (MG)

Projeto: Gestão de Custos
Ano: 2015

(Responsável pelo projeto: Hoeberson Gouveia e Felipe Feitosa)

RESULTADOS:
Após entendermos bem os processos, corrigirmos algumas falhas e conhecermos a estrutura organizacional do hospital, desenhamos a estrutura dos centro de custos, e com base no plano de contas organizamos a composição dos custos e dos itens de custos, posteriormente definimos os critérios e métodos de rateio.  O trabalho teve como foco o gerenciamento e controle dos custos, a melhoria nas negociações, a análise do desempenho setorial e a efetiva participação do gestor na gestão dos custos.
O trabalho proporcionou uma visão ampla do custo e resultado dos serviços prestados pelo Hospital levando a ações dos gestores na redução e controle dos custos e gerando subsídios a Direção para tomada de decisões como: revisão na tabela de preços, reavaliação de alguns serviços terceirizados, reavaliações quanto a remuneração e produção de alguns serviços da instituição, direcionando a organização para um controle efetivo do custo e constante gerenciamento.

Cliente: Home – Hospital de Olhos do Meier (Rio de Janeiro – RJ)

Projeto: Gestão de custos e resultados – uma ánalise comparativa 
Resultado: Gestão de Custos
Ano: 2015

RESULTADOS:
Com o levantamento dos dados para apuração dos Custos, identificamos:

• – Necessidade de mudanças em alguns processos
• – Crescimento na quantidade de atendimentos
• – Crescimento no valor Faturado
• – Tíquete médio inferior ao exercício anterior

Os itens identificados trouxeram como consequência mudanças no perfil de convênios a serem atendidos, assim como melhoria na qualidade do atendimento com a melhoria de processos. Constatamos que o faturamento e o resultado melhoraram sensivelmente na análise comparativa de 02 anos, porém o valor médio recebido por paciente/procedimento reduziu, acompanhando uma tendência na qual a necessidade de gerenciamento e controle dos custos torna-se imprescindível em um mercado que a receita unitária reduz, tornando-se necessário aprender a produzir mais gastando-se menos, na busca da produtividade.

Cliente:

Clínica Molinari Oftalmologia

Projeto: Gerenciamento e controle administrativo – financeiro e gestão de custos.
Resultado: Gerenciamento e controle administrativo e financeiro.
Ano: 2015

RESULTADOS:

A instituição já possuía sistema integrado, porém adequamos as informações proporcionando muitos avanços nos processos internos. Fizemos diversas intervenções, dentre elas, classificação de despesas financeiras, faturamento por convênio e honorários médicos por procedimento.
Após análise dos dados, constataram-se oportunidades de melhorias em contratos com os médicos, e prestadores de serviços. Definimos algumas diretrizes internas que proporcionaram a redução da ocorrência de glosas. Um dos objetivos do trabalho teve como foco a estruturação de diversas áreas afim de facilitar o processo para tomadas de decisões, entre elas podemos destacar o fluxo de informações financeiras, quando foram elaborados diversos relatórios para controles internos, tais como:
– Fluxo de caixa realizado diário;
– Fluxo mensal realizado;
– Previsão de fluxo de caixa diário;
– Previsão de fluxo de caixa mensal e comparativo com realizado.
O fluxo de caixa possibilitou a avaliação por grupos de contas, gerando checagem a qualquer momento das informações fornecidas aos gestores e auxiliando para redução de despesas, Possibilitando um adequado planejamento financeiro e  assim conhecendo antecipadamente a necessidade ou falta de recursos.

GESTÃO DE CUSTOS

Com a implantação da Gestão de Custos identificamos o resultado da instituição, custo por departamento, custo detalhado de cada procedimento realizado (consulta, exames e cirurgias), que auxiliaram na formação de preço  e foram utilizados  para negociações com convênios e para o desenvolvimento da tabela do atendimento particular.

Cliente: Hospital Orthoservice

Projeto: Gestão de Custos
Ano: 2015

RESULTADOS:
Com a implantação da Gestão de Custos, e inclusão das receitas chegamos ao resultado por centro de custos. Posteriormente com o refinamento das informações, foi possível desenvolver negociações por pacotes com o efetivo conhecimento custos e resultados por procedimentos, possibilitando negociações transparentes e lastreadas em informações confiáveis e dinâmicas junto as Operadoras.

Cliente: Hospital Primavera

Projeto: Projeto de implantação de gestão de custos para a rede: 1 hospital , 8 clínicas e 1 laboratório.
Ano: 2015

RESULTADOS:
A Rede Primavera atua na cidade de Aracajú e possui uma estrutura completa de atendimento, contando com um Hospital Geral, com apoio completo de diagnósticos por imagem, laboratorial e com um atendimento médio anual no Pronto Socorro de 64 mil casos.
Além do Hospital a Rede Primavera conta com 8 clínicas espalhadas por Aracajú e outras  cidades próximas como Itabaiana.
Com toda esta estrutura, a Rede Primavera necessitava de uma gestão de custos completa para maximizar seus resultados e melhorar alguns processos demandados pela complexidade da operação e recursos envolvidos.
A XHL Consultoria completou o estudo diagnóstico e desenvolveu um projeto onde foram integradas todas as Clínicas, o Laboratório e o Hospital. Para um melhor gerenciamento alocamos a estrutura na forma de Unidades de Negócio, utilizando o módulo de custos do sistema “Philips-Tasy”. Desta forma os administradores puderam compreender melhor o desempenho de cada unidade de negócio, podendo desenvolver estratégias e planejamentos personalizados para maximizar os resultados de cada Unidade.
Trabalhamos em conjunto com  a TI e desenvolvemos várias soluções de integrações e “reports” dinâmicos e estratégicos.
Atualmente, as decisões são pautadas também pelas informações de custos. Assim as negociações de reajustes com as fontes pagadoras passaram a ter o respaldo técnico de informações de resultados e custos padrões de procedimentos além das respectivas margens de contribuições por procedimento e por operadora e paciente.
Foram implantados os custos departamentais e também os custos dos procedimentos e resultados para cada conta de paciente que passa pelo hospital, foram desenvolvidos junto aos técnicos envolvidos, enfermagem e suporte médico, fichas padrões para exames de imagem, laboratoriais, hemodinâmicos e tudo integrado e utilizado no sistema de gestão hospitalar “Philips-Tasy”.

Cliente: Clínica Oftalmológica Tranjan

Projeto: Gestão de Custos
Ano: 2015

RESULTADOS:
Em decorrência da implantação da Gestão de Custos, além de muitas vantagens obtidas, como: conhecimento dos resultados por tipo de serviço, por operadora, por unidade de negocio, proporcionou também melhoria na negociação junto as operadoras e informações relevantes para decisões estratégicas da Clínica.
Localizamos alguns procedimentos negociados em pacotes que detectamos resultados negativos, pautado nos dados de custos a operadora concordou em abrir os itens constantes no procedimento e passou a remunerar por procedimento, proporcionando resultados positivos para a clinica.
Com embasamento na Gestão de Custos, houve negociação de Honorários dos médicos contratados de forma mais transparente e confiável, foram tomadas decisões sobre a abertura de novas unidades em regiões estratégicas, assim como também o fechamento de algumas unidades que não eram rentáveis.
Através dos relatórios gerencias oriundos da Gestão de Custos, foi possível uma análise detalhada das diversas fontes de receitas, e um acompanhamento de todos os itens de custos da instituição.

Cliente: Transduson Medicina Diagnóstica

Projeto: Gerenciamento e controle administrativo – financeiro e gestão de custos
Ano: 2015

RESULTADOS:

GERENCIAMENTO E CONTROLE ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO
A instituição já possuía sistema integrado, porém não era utilizado adequadamente, dessa forma estudamos a estrutura do sistema e com a colaboração da equipe envolvida, parametrizamos o sistema com enfoque no modulo financeiro com inserção do plano de contas financeiro e suas respectivas classificações, estruturamos e integramos, com os módulos  de Compras, Faturamento, Recepção, etc.
Com a utilização do módulo Financeiro e suas integrações foi possível a elaboração do Fluxo de Caixa Mensal Realizado, Previsão de Fluxo de Caixa Mensal, e a respectiva análise comparativa entre orçado x realizado. Estes relatórios, dentre outras ações, geraram dados que propiciaram estudos para a aquisição de novos equipamentos que por sua vez alavancaram consideravelmente o faturamento da instituição.

GESTÃO DE CUSTOS
Com a implantação da Gestão de Custos identificamos o resultado dos departamentos, o custo detalhado de cada procedimento realizado (consulta, exame, cirurgia), estratificamos ainda as  receitas e custos por operadora, propiciando a diretoria alternativas estratégicas na condução de sua administração.
Um dos resultados das alternativas estratégicas apresentada veio de encontro ao reconhecimento e valorização da equipe, assim como permitiu a adequação de alguns itens de despesas através de melhoria na tecnologia, por exemplo:

– Havia um valor de conta telefone móvel considerável, estes celulares são  utilizados principalmente para confirmar agendamento com pacientes, com a troca de equipamento da telefonia e negociação junto a operadora, houve forte queda no valor pago mensalmente de telefones móveis, sem prejudicar o bom atendimento ao paciente.