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Início este artigo mencionando uma frase que já usei em outros artigos e a trago novamente pois considero verdadeira e convincente: “NÃO SE GERENCIA O QUE NÃO SE MEDE”
A citação destaca a necessidade de se possuir informações para gerenciar, controlar e tomar decisões nas instituições, seja ela pequena ou grande, que atenda clientes particulares, de operadoras ou do SUS. Principalmente no que tange aos dados financeiros, se faz necessário controles que mostrem aos gestores / proprietários de forma clara e objetiva: Qual o Saldo de caixa atual e projetado; qual a posição dos estoques; qual o custo dos serviços (consultas, exames, procedimentos, cirurgias);
Como o gestor pode controlar custos, gerenciar as finanças sem informações? Como desenvolver iniciativas de redução de custos sem conhece-los? Quanto será necessário de disponibilidade no caixa da empresa para honrar todos os pagamentos?
Concordo que as questões elencadas acima são recorrentes, todavia insisto, pois muitas instituições tem como meta uma situação econômica e financeira saudável e não possuem nenhuma informação para alcançar este propósito.
Abaixo vou descrever um caso, de uma instituição que prospera e cresce, lastreada em informações confiáveis para tomar decisões consistentes, gerenciando, medindo e crescendo
Uma instituição com mais de quinze anos de funcionamento. Depois de algum tempo de atividade, com o aumento da concorrência e a dificuldade de negociação com as operadoras de planos de saúde, a necessidade de planejamento e conhecimento de informações para apoiar nos processos decisórios, nas negociações e na melhoria da gestão, levou a instituição a realizar um projeto de gestão de custos, com o objetivo de conhecer o custo dos serviços, envolvendo as cirurgias, exames, consultas, além do custo de cada centro de custo e da avaliação da ociosidade, e ainda a análise do tíquete médio de recebimento x custo.
O projeto partiu de uma análise dos dados coletados (através do levantamento dos custos de pessoal, consumo de materiais e custos gerais além das estatísticas de produção). O trabalho realizado foi comparado mensal e anualmente. Cada item apurado foi confrontado anualmente, o que permitiu observar alguns comportamentos nas variações ocorridas e desta forma sugerir algumas ações. Foram efetuados levantamentos e análises de forma a sinalizar aos Diretores os impactos das decisões tomadas nos últimos anos, e foram detectadas possibilidades para decisões futuras de forma a tornar a instituição saldável e sustentável para a perenidade.
O trabalho teve como focos: avaliar se havia algum tipo de desperdício de material, se o estoque estava adequado e se os custos dos exames, cirurgias e consultas estavam condizentes com os valores recebidos das operadoras. Foi então que o projeto de gestão de custos através de uma análise minuciosa, demonstrou várias nuances, permitindo uma análise criteriosa para tomada de decisões, identificando a composição dos custos por tipo de serviço, alcançando o resultado por operadora, por exame, consulta e por cirurgia, depois de algumas decisões decorrentes do trabalho, como redução de alguns custos e incremento de clientes e serviços com melhor margem de contribuição, acabaram refletindo em bons resultados a instituição. Apesar de ter-se constatado que o valor médio (tíquete médio) que se recebia a dois anos atrás, em muitos casos eram superiores aos atuais, constatando que o resultado melhorou, todavia trabalhando-se mais para receber um pouco menos, o que mostra de forma objetiva que as negociações com as operadoras são cada vez mais apertadas, e uma gestão de custos torna-se uma ferramenta imprescindível para tomar decisões assertivas e efetivamente conhecer estes números.
Houve um aumento do faturamento nos últimos 3 anos, em torno de 64%. O trabalho demonstrou as diversas diferenças decorrentes deste aumento de faturamento em relação ao aumento do custo. Obviamente para alavancar o aumento do faturamento, houve maior utilização de materiais e medicamentos, e consequentemente foi necessário aumentar o quadro de funcionários, dentre outros custos fixos. No entanto, a análise evidenciou que o aumento nos custos foi inferior ao aumento do faturamento, gerando uma boa rentabilidade.
Uma mudança nítida que ocorreu nestes últimos dois anos, foi o fato de que as instalações da instituição sofreram reforma, adequando ainda mais a qualidade do atendimento e a estrutura fixa (custos fixos) esta sendo muito bem utilizada, reduzindo muito a ociosidade, utilizando de forma adequada a estrutura e por consequência distribuindo de forma eficiente o custo da instituição, minimizando os custos e maximizando os resultados.
A realização do projeto evidenciou as variações dos custos e receitas e resultados, permitiu uma análise criteriosa para tomada de decisões o que se refletiu em excelentes resultados para a Instituição.
Eduardo Regonha é Diretor Executivo da XHL Consultoria
Doutor em Ciências – Custos em Oftalmologia, Atividades Acadêmicas Desenvolvidas:
Professor do Centro Universitário São Camilo, Fundação Unimed, FMUSP e UNIFESP