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Sempre que pensamos sobre as formas de melhorar as margens de lucro das instituições que administramos, ocorre fundamentalmente um pensamento inicial sobre nossos produtos/serviços e seus preços de venda. E partimos de um raciocínio que ao aumentarmos os preços de vendas, teremos um reflexo positivo nos nossos resultados.
O que a princípio está correto, mas a essa equação temos que somar vários outros fatores que podem comprometer a estratégia ou até piorar nossa meta, como: Em um mercado altamente competitivo, em crise, como aumentar o preço sem perder clientes? Quais são os clientes que proporcionam o maior e o menor retorno? Quais os produtos/ serviços que são os mais atrativos e qual a margem gerada?
Considerando ainda o momento econômico do pais, de alta inflação e crescimento negativo, o caminho mais adequado para melhorar os resultados e resolver as questões que foram elencadas é realizar uma confiável e eficiente apuração dos custos dos produtos/serviços e, consequentemente, a definição dos preços de venda de produtos e serviços. Uma tarefa que se caracteriza como uma necessidade para as instituições que desejam uma sustentabilidade econômica – financeira, e é aceita e compreendida por muitos gestores, mas ainda pouco praticada de forma eficiente.
Uma metodologia de custeio bem aplicada torna-se uma arma poderosa para auxiliar a administração na condução do plano estratégico, contribuindo para o aumento do resultado da instituição. Porém, uma boa gestão de custos depende fundamentalmente do envolvimento de todos os gestores da instituição.
É preciso buscar o total conhecimento da origem de seus custos. São eles que possibilitam o mais completo entendimento sobre o negócio. Quem domina o conhecimento dos custos leva vantagem no planejamento, nas negociações, e sai na frente dos concorrentes.
Obviamente, o maior objetivo ao adotar uma gestão de controle e gerenciamento de custos em uma instituição é efetivamente saber o custo dos produtos e serviços. Todavia, é importante ressaltar que somente saber a informação e não utilizá-la torna todo o trabalho de apuração sem sentido, ou seja, outros importantes objetivos da informação de custos referem-se ao controle (gerenciamento dos custos) e ao uso da informação para tomada de decisão.
A apuração e análise dos custos é uma ferramenta de alto valor na gestão do negócio e propicia informações que auxiliam nas negociações com os clientes, principalmente no momento econômico atual. Enfim, como negociar com confiança com margens cada vez mais apertadas se não conhecemos os custos? A informação de custos responde aos questionamentos com muita confiabilidade, além disso proporciona um histórico de informações possibilitando acompanhar a evolução da instituição, criar indicadores que podem nortear decisões de curto, médio e longo prazos.
A gestão dos custos deve servir de instrumento eficaz de gerência e acompanhamento dos serviços gerando controles por indicadores financeiros, econômicos, de processos e rotinas e de aproveitamento dos recursos disponíveis.
Com a gestão de custos algumas perguntas podem ser respondidas com muita rapidez e clareza, por exemplo:
Informações para valorização:
Qual é o custo do serviço/produto?
• Qual o % de custos fixos e variáveis?
• Qual a margem de contribuição, por produto/serviço, cliente?
Informações para controle:
• Quais as maiores variações mensais de custos? E porque?
• Qual o ponto de equilíbrio de algum serviço/produto?
• Qual o custo da ociosidade?
Informações para tomada de decisão:
• Qual o melhor preço para venda? Qual o valor mínimo que podemos aceitar?
• Terceirizar ou contratar?
• Qual o retorno do investimento?
• É factível ampliar a produção de determinado serviço/produto?
• Quais os serviços/produtos mais atrativos?
O permanente acompanhamento dos custos, além de responder todas as questões acima, permitirá a implantação de medidas corretivas que visem um melhor desempenho da instituição com base na possível redefinição de processos, aumento de produtividade, racionalização do uso de capacidade produtiva ou outras medidas, de forma rápida e eficaz.
A informação de custos deve ser muito bem elaborada. Somente com dados confiáveis podemos tomar decisões que podem mudar o resultado da empresa. Além disso precisamos de informações rápidas. Não é possível tomar decisões ou analisar os custos com três ou quatro meses de atraso.
Concluindo: enfatizo que considero muito delicado negociar a tabela de preços de um produto que não sabemos quanto custa. Como desenvolver uma tabela sem saber o custo? Como aceitar a proposta de um cliente para um determinado serviço/produto se não conhecemos o gasto efetivo de produção?
Qual margem podemos aceitar dependendo do volume e da ociosidade da instituição?
São perguntas que devem ser respondidas nos dias de hoje, pois caso não consigamos responder poderemos estar entrando em dificuldades que depois ficarão cada vez mais complexas para se responder e manter a instituição saudável.
Acredito que passamos por um momento econômico delicado e com extrema necessidade de praticarmos um aumento de produtividade (fazer mais com menos). Os ganhos são cada vez menores exigindo muita competência na gestão dos negócios.
Temos de conhecer os custos e administrá-los da melhor forma possível, pois a margem de lucro é cada vez mais apertada. As instituições precisam conhecer quais são seus produtos mais promissores, com maior margem, e estimulá-los, ter instrumento para negociar e tentar melhorar a margem dos demais.
A gestão de custo pode não resolver todos os problemas, mas ajuda muito como diz a famosa frase que todos conhecem: “não se gerencia o que não se mede”. Então, afinal, como gerenciar os custos se não os conhecemos?
*Eduardo Regonha é Administrador, Diretor Executivo da XHL Consultoria, Doutor em Ciências – Custos em Oftalmologia, Pós-Graduado em Administração Hospitalar pela FGV-SP. Foi professor do Centro Universitário São Camilo, Fundação Unimed, FMUSP e UNIFESP