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Há mais de quinze anos, uma clínica foi fundada com o intuito de realizar atendimentos de alta qualidade, com os mais modernos e sofisticados equipamentos, em uma estrutura completa de apoio aos profissionais médicos.
Depois de algum tempo de atividade, com o aumento da concorrência e a dificuldade de negociação com as operadoras de planos de saúde, a necessidade de planejamento e conhecimento de informações para apoiar nos processos decisórios, nas negociações e na melhoria da gestão, levou a instituição a realizar um projeto de gestão de custos. Para isso, foi necessário conhecer o custo de cada procedimento, envolvendo as cirurgias, exames e consultas, além do valor de cada centro de custo e da avaliação de ociosidade e, ainda a análise do tíquete médio de recebimento.
O projeto surgiu de uma análise dos dados coletados em 2014 (por meio do levantamento dos custos de pessoal, do consumo de materiais e dos custos gerais, além das estatísticas de produção).
Cada item apurado em 2014 foi confrontado com as informações adquiridas em 2016, o que permitiu observar alguns comportamentos nas variações ocorridas e, dessa forma, sugerir algumas ações. Para a instituição continuar investindo, precisava de um planejamento. Era necessário conhecer os preços de cada serviço e se estes cobriam seus custos.
O trabalho, então, teve como foco avaliar se havia algum tipo de desperdício de material, se o estoque estava adequado e se os custos dos exames, cirurgias e consultas estavam condizentes com os valores recebidos das operadoras. A partir disso, a implantação do projeto de gestão de custos com análise minuciosa, demonstrando várias nuances, permitiu uma análise criteriosa para a tomada de decisões. Foi possível identificar a composição dos custos por tipo de serviço, alcançando o resultado por operadora, exame, consulta e cirurgia. Depois de algumas decisões resultantes do trabalho, como redução de alguns custos e incremento de clientes e serviços com o melhor margem de contribuição, bons resultados surgiram para a instituição.
Constatou-se que o valor médio (tíquete médio) recebido em 2014, em muitos casos, apresentou-se inferior em 2016, constatando que o resultado total melhorou, mesmo que havendo mais trabalho para receber um pouco menos. Assim, fica claro que as negociações com as operadoras são cada vez mais apertadas, e uma gestão de custos torna-se uma ferramenta imprescindível para tomar decisões assertivas e focar a instituição na busca da produtividade (produzir mais com o mesmo ou com menos). A tendência de redução de valor médio per capita vem se repetindo a cada ano em todos os serviços do segmento de Saúde, seja em pequenas clínicas ou grandes hospitais (trabalha-se mais para ganhar menos por paciente).
Houve, também, uma alta do faturamento de 2014 em relação ao de 2016, em torno de 44%. Obviamente, para alavancar esse crescimento ocorreu uma utilização maior de materiais e medicamentos e, consequentemente , foi necessário aumentar o quadro de funcionários, dentre outros custos fixos. No entanto, a análise evidenciou que o aumento nos custos foi bem inferior ao do faturamento, gerando uma boa rentabilidade para a instituição.
Uma mudança nítida que ocorreu nesses últimos dois anos foi o fato de que as instalações da instituição sofreram reforma, adequando ainda mais a qualidade do atendimento e a estrutura fixa (custos fixos). Isso permitiu uma redução da ociosidade, com o uso adequado da estrutura e, por consequência, a distribuição eficiente do custo da instituição, com foco na produtividade.
Des forma, a realização do projeto de gestão de custos, com uma análise minuciosa, demonstrando as variações dos custos e receitas e resultados, permitiu uma avaliação criteriosa para tomada de decisões, o que se refletiu em excelentes resultados para a empresa.
Eduardo Regonha
Diretor executivo da XHL Consultoria; doutor em Ciências – Custos em Oftalmologia pela EPM-Unifesp; especialista em Administração Hospitalar pela FGV-SP. Atividades acadêmicas atuais; coordenador do curso de MBA em Administração Hospitalar pela Fundação Unimed e professor de Custos em Saúde
Artigo extraído da Revista Doc Gestão em Saúde Número 51
