São inquestionáveis os avanços da medicina nos últimos anos: a incorporação de tecnologias extremamente sofisticadas, o laser, robôs para cirurgias, o uso da nanotecnologia, as pesquisas com células tronco, os progressos no estudo da genética, etc. Estamos vivenciando tantos avanços científicos e tecnológicos que trouxeram uma melhor qualidade de vida e uma sobrevida cada vez maior a população, porém também causando um forte impacto nos custos em saúde.
Diante de todo o progresso tecnológico exposto acima, do mercado cada vez mais competitivo, das reivindicações por serviços de alta qualidade a um preço cada vez menor (imposto pelas operadoras de planos de saúde), dos custos dos equipamentos e insumos cada vez maiores e da exigência dos clientes/pacientes (regularmente motivados pela publicidade exposta na mídia) para a aquisição destas novas tecnologias, os controles financeiros tornam-se uma etapa inquestionável na gestão das empresas de saúde.
Podemos destacar ainda a remuneração dos serviços prestados pelos consultórios, clinicas, hospitais, etc que em sua grande maioria vem das operadoras de planos de saúde, que efetuam os pagamentos com prazos dilatados, muitas vezes superiores a 30 dias e invariavelmente acompanhados de glosas. As margens de lucro dos prestadores de serviços cada vez menores, e a necessidade de investimentos, atualização tecnológica e implantação de processos de qualidade, impulsionando os custos cada vez mais para o alto. Sem uma gestão financeira que propicie informações rápidas e confiáveis, torna-se cada vez mais difícil competir neste ambiente
Todavia antes de avançarmos nas discussões do uso das ferramentas de gestão financeira, quero chamar a atenção para alguns aspectos relevantes. O proprietário ou sócio, deve entender que a Clínica é uma instituição jurídica, com vida própria, dissociada da pessoa física (sócio / proprietário), ou seja, o sócio não deve pagar as contas do supermercado, escola dos filhos, jantares de final de semana com o talão de cheques (ou cartão de crédito) da empresa, bem como os recebimentos das operadoras de planos de saúde e dos clientes particulares devem entrar na conta da empresa e não no saldo bancário do proprietário. Caso contrário, dificilmente teremos condições de saber o resultado da empresa e ou os gastos do proprietário.
Não confundir os bens pessoais com os bens da empresa, portanto a primeira regra a seguir é separar as receitas e despesas da instituição e do proprietário, ter uma conta bancária para empresa totalmente independente da conta dos sócios, recomendamos também que os sócios definam qual valor vão receber sobre os serviços prestados (consultas, exames, procedimentos, cirurgias, indicações , etc), normalmente defini-se uma percentagem sobre o valor recebido como repasse para o profissional médico, esta percentagem pode variar dependendo dos custos da clínica, do tipo de serviço executado, etc. e decidam ainda a percentagem do lucro que irão distribuir (a sugestão é que uma parte seja destinada a reservas para investimentos, para contingências, e outra parte a ser distribuída entre sócios conforme a participação societária de cada um).
Portanto, o sócio tem a sua remuneração de duas formas: recebe um valor pela sua produção efetiva e também pela participação acionária. Desta forma cada sócio tem a sua retirada composta pela atividade médica (produção) ou administrativa (caso seja responsável pela administração da empresa) e também pelo retorno do investimento efetuado na instituição (lucro), ou seja, o capital do sócio investido na instituição deve gerar retorno, deve crescer, como uma aplicação no mercado financeiro.
Outro ponto importante a ser destacado é a necessidade de começar: a iniciativa de coletar os primeiros dados, a princípio haverá muita dificuldade, as incertezas, o como fazer, como se organizar, se a instituição deve comprar um sistema, ou se planilhas eletrônicas resolvem, quem vai alimentar as informações, a secretária , a recepcionista, o próprio médico, enfim o importante é começar e não esmorecer, com o tempo vai se pegando o jeito e descobrindo sistemas que facilitam o dia a dia, se necessário for e dependendo do tamanho da empresa o apoio de um consultor pode ser muito útil .
É importante definir criteriosamente uma sistemática de registros de todas as entradas (recebimentos) e saídas (pagamentos), nada pode escapar aos controles, até mesmo e principalmente aqueles que não são registrados contabilmente (caso haja algum item, porventura…..) , lembrando-se sempre que as informações são de caráter gerencial, ou seja, para controle interno, para o gerenciamento das atividades e tomada de decisões dos sócios. Com o tempo cria-se uma rotina e este processo passa a ser automático, e a instituição por sua vez começa ter o hábito de anotar e desta forma cria uma base histórica que possibilita diversas análises baseadas no passado e ajudarão ainda a desenvolver previsões com o objetivo de atenuar os riscos no futuro.
Pois bem, após todos os esclarecimentos acima estamos preparados para começar a abordar as ferramentas de controles financeiros, na próxima edição iniciaremos falando do instrumento que considero mais básico, todavia o mais importante, e na minha opinião nenhuma empresa por menor que seja deve deixar de desenvolver: “O Fluxo de Caixa” . Dentre as diversas ferramentas de gestão e controle financeiro, considero o fluxo de caixa o mínimo indispensável para gerir as finanças de uma instituição, seja um simples consultório, uma clínica ou um grande complexo hospitalar, até lá.
