Eduardo Regonha foi muito elogiado pela clareza e objetividade com que conduziu o treinamento, pela didática utilizada e utilização de exemplos práticos. Um dos participantes, sinalizou que o assunto e a forma com que foi tratado foi uma excelente oportunidade de nivelamento e entendimento de todos os participantes. A aplicabilidade prática também foi apontada como um ponto positivo.
Com internet, redes sociais, comunidades de pessoas conectadas em esfera mundial, celulares acessando a web em qualquer lugar, instituições investindo em tecnologias sem uso de papel, não há mais espaço para imaginar uma clinica ou até mesmo um consultório sem um sistema de gestão, um software que responda de forma eficiente eficaz todas as necessidades operacionais (administrativas, financeiras e até mesmo assistenciais) de uma instituição,.
Muitos sistemas proporcionam agendamento de consultas e exames via internet através do site da clinica/consultório ou até mesmo por meio de redes sociais. Permitem que o profissional médico consulte o prontuário de um paciente em qualquer lugar do planeta e analise as finanças da clinica através do seu celular.
Mas apesar de toda maravilha que a informática nos proporciona, algumas perguntas devem ser respondidas antes de implantarmos um sistema de gestão para uma instituição.
1) Afinal, porque precisamos de um sistema de gestão? Para que serve?
Serve para padronizar rotinas e processos da instituição, de forma integrada e que facilite a busca de informações, proporcione mais controle e segurança, agilize o atendimento ao paciente e além de tudo isso consiga reduzir custos.
Em geral os sistemas são excelentes para cadastro do paciente, agendamentos, controle de retornos, controle dos materiais e medicamentos, desenvolvimento de prontuário eletrônico, agiliza o faturamento e consequentemente a entrada de dinheiro no caixa, melhora o controle de glosas, facilita a análise do fluxo financeiro (contas a pagar e receber).
2) O sistema vai resolver todos os problemas?
Sinceramente não, as vezes o sistema pode causar mais problemas , não porque seja ruim ou mal estruturado, mais porque a instituição não está preparada, as pessoas estão viciadas e fortemente apegadas a rotinas que não envolvem sistemas informatizados e resistem ao máximo por manter controles manuais, burocráticos e lentos. Então o primeiro passo para um sistema ter seu uso na plenitude em uma instituição é aculturar e envolver as pessoas, começando pelo proprietário (Diretor) até chegar aos profissionais de tarefas básicas.
3) Tudo depende de um bom sistema?
Não, tudo depende das pessoas estarem conscientizadas e bem treinadas para saber usar o sistema com eficiência e eficácia.
4) É necessário adquirir sistemas de ponta, que possui vários módulos, preparado para o crescimento da clínica?
Na minha opinião devemos iniciar com o tamanho da necessidade que temos hoje, e que se adeque as disponibilidades estruturais e financeiras da instituição, a medida que a clinica for crescendo o sistema pode se trocado, e a cada passo se moldando as características da clínica
Atualmente existem metodologias que reduzem muito o custo de sistemas, como a adoção de sistemas “em nuvem” dispensam o uso de servidores e reduzem drasticamente as despesas com aquisição de equipamentos
5) Precisa ser um sistema com tudo integrado?
Não acredito que seja necessário tudo integrado, algumas informações eu recomendo sim uma integração: como agendamento integrado com faturamento e com o financeiro, mas algumas informações gerenciais, ou dados muito específicos podem ser desenvolvidos com sistemas separados , e se for o caso existem softwares que fazem a integração dos dados de diversos sistemas. E acabam resolvendo o problema das integrações.
6) Os sistemas proporcionam todas as informações necessárias para gestão da clínica?
Existem sistemas excelentes para área assistencial, com agendamento, prontuário eletrônico, cadastros, pesquisas, estatísticas, e outros que são mais eficientes para a retaguarda (administração) gerando dados de alta qualidade para faturamento, estoques, financeiro. Muitos conseguem juntar de forma bastante satisfatória ambas as necessidades, são poucos os que disponibilizam informações gerenciais confiáveis e dinâmicas.
Portanto o sistema por si não responde todas as necessidade de um consultório ou uma clínica, sempre será necessário um equipe (pessoas) que gerenciem e alimentem adequadamente o sistema e se utilize das informações geradas pelo sistema para gerar muitas outras informações de extrema importância para uma eficiente gestão de um consultório, são informações que auxiliam a gerenciar e tomar decisões, porem somente o sistema de gestão raramente resolve, mas ajuda e muito.
Com a acirrada competição no mercado de saúde, e os custos cada vez mais elevados, não há mais espaço para administrar somente baseado no “feeling”. Necessitamos de informações confiáveis e dinâmicas, e os sistemas bem gerenciados e bem alimentados são fundamentais. Para o adequado uso de um sistema é necessário criar o hábito da coleta de informações de forma sistêmica e organizada, registrá-las mensalmente, criando um histórico que servirá de base para conhecer a evolução, propiciar análises de comportamento das receitas e despesas e com base nestes dados e nas expectativas de mercado desenvolver simulações de aumentos de produção, promoções, avaliação de propostas, e muitas outras análises.
Obter e organizar dados, depende de disciplina e dedicação, mas nos dias de hoje são fundamentáveis para a perenidade da empresa.
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Já comentei algumas vezes sobre o quanto considero importante a elaboração do fluxo de caixa para os controles financeiros de uma instituição, seja ela do tamanho que for, pode ser um hospital ou um consultório. Recomendo a elaboração do fluxo de caixa realizado, ou seja, um controle que demonstra tudo que entrou de dinheiro na instituição e tudo que saiu, gerando um saldo final, com todos os itens classificados por tipo de contas, com o objetivo de termos uma visão clara e um efetivo controle de como andam as finanças. Todavia, mais importante que fluxo do passado é a previsão do fluxo de caixa, ou seja, o que ainda vai acontecer, a previsão das entradas e saídas de caixa para os próximos meses, e nada mais oportuno de que começar o ano, tendo noção do que vai acontecer financeiramente na empresa ao longo dos próximos meses, e desta forma amenizar os riscos e as surpresas.
Um fato recorrente em muitas instituições todo final de ano, acontece quando chega a hora de pagar o 13º salário, ou os sócios precisam colocar dinheiro na clinica ou muitas vezes a instituição acaba recorrendo a empréstimos para honrar os compromissos com os funcionários. A dica: a partir de agora já começar a guardar 1/12 (um doze avos) ao mês do montante de salários, quando chegar dezembro, o dinheiro já vai estar lá guardadinho exatamente para este fim. Muitos dizem: – Mas Eduardo, não sobra para guardar. Primeiro que não estou falando em sobra, estou enfatizando que isto deve ser encarado como o pagamento de uma divida, e efetivamente não uma sobra, (o mais interessante neste tema, é que quando falta o capital em dezembro, se faz o empréstimo, e depois se paga o empréstimo com juros, mas pergunto: Estava sobrando para pagar o empréstimo?).
Recomendo também sempre manter uma reserva para eventos não planejados, como: demissões, quebra de equipamentos, descredenciamento de convênios, inadimplência, dentre muitos outros que podem ocorrer, e por incrível que possa parecer as instituições que tem resultados menores são as que mais necessitam fazer estas reservas, exatamente porque elas trabalham no limite, quase não tem sobra ou se tem são pequenas, e quando acontece alguma coisa, não tem de onde tirar dinheiro, e inevitavelmente recorrem a bancos pagando juros elevados e piorando a situação. É logico que não é fácil adotar as propostas que estou sugerindo para estas instituições que trabalham no limite, ou as vezes até com prejuízo, afinal precisa-se reduzir a própria remuneração (se for o caso) que já é baixa…, Mas para compensar proponho também adotar medidas na tentativa de reduzir custo e/ou aumentar receitas, pensar com otimismo em alguma forma de incrementar a receita da clínica. Infelizmente eu não tenho um método infalível para propor, mas quem sabe cobrir alguns espaços ociosos na clinica trazendo novos profissionais da mesma especialidade ou de outra se for o caso, quem sabe aquele convênio que foi descredenciado não pode abrir espaço para outro melhor, implantar novos serviços, correlatos com a especialidade, etc. E em termos de custos, avaliar os contratos com terceiros, checar se o quadro de pessoal esta adequado, se existem profissionais fazendo horas extras, analisar o consumo de materiais item a item, analisar o comportamento dos custos com energia elétrica, agua, telefone (instalar um tarifador, para se ter um maior controle das ligações), verificar com o contador a melhor forma de tributação, se lucro real ou presumido, enfim esmiuçar detalhadamente todos os itens de custos e despesas.
As recomendações e observações elencadas acima devem ser demonstradas na previsão do fluxo de caixa. Lógico que é bem mais fácil prever os custos (exemplo a previsão para 13º.salário) do que as supostas receitas, mas as vezes precisamos ser conservadores com os custos, ou seja, encarar que realmente eles irão acontecer, e ser pessimista com as receitas, infelizmente considerando que quase nada de novo vai acontecer, então a instituição e seus gestores terão que avaliar como cobrir todos os custos sem novas receitas, diminuir os honorários, as retiradas dos sócios, mas evitar na previsão do fluxo de caixa incluir empréstimos, a não ser que haja uma clara previsão de receita para pagamento deste empréstimo.
Também não é pelo fato de sermos pessimistas com as receitas e redução nos custos que não devemos ir com muita garra atrás das propostas, muito pelo contrário, afinal se a clínica conseguir aumentar receita e reduzir custo, e as despesas já estavam com previsão de cobertura sem estas medidas, significa que a situação da clínica melhorou muito, pois é exatamente este o foco principal do trabalho.
Volto a dizer que não é uma tarefa simples, colocar estas sugestões no papel é fácil, mas é necessário muita disciplina, muita perseverança e acima de tudo querer tornar a instituição forte e saudável rumo a perenidade. Em outros artigos já escrevi que devemos escolher se queremos uma empresa ou um local de trabalho, Se temos como foco uma instituição sustentável para durar gerações, alguns sacrifícios são necessários para nos adequar a novas realidades, as clinicas médicas precisam se desdobrar cada vez mais para sobreviver e se manter no mercado de saúde nacional, cada vez mais competitivo, e infelizmente com remunerações cada vez menores, hoje trabalha-se muito mais e ganha-se muito menos, e se quisermos sobreviver neste mercado precisamos nos ajustar a ele, mas também enfatizo que este ajuste não passa só por reduzir custos, diminuir honorários, ajustar também significa ter criatividade para criar serviços diferenciados, ter um pouco de ousadia para quem sabe aumentar a clinica e reduzir custos fixos trazendo novas especialidades, fazer parcerias estratégicas, enfim inovar.
Os progressos alcançados pela medicina nos últimos anos é inquestionável, estamos vivenciando avanços científicos e tecnológicos que trouxeram uma melhor qualidade de vida a população e uma sobrevida cada vez maior, porém também causando fortes impactos nos custos em saúde. Temos hoje um mercado altamente competitivo, atrelado por reivindicações de serviços de alta qualidade a preços cada vez menores, ditados pelos tomadores de serviços, (operadoras de planos de saúde) contrapondo aos elevados custos dos equipamentos de alta tecnologia e dos insumos. Estamos diante de um cenário no qual a receita vem diminuindo e a necessidade de investimentos em expansão, portanto, frente ao exposto podemos afirmar que a necessidade de controles financeiros é indiscutível, que o controle e gerenciamento das finanças são fundamentais para o crescimento sustentável e perene do negócio, e deve proporcionar informações confiáveis para as negociações e tomada de decisões.
Todavia antes de avançarmos nas discussões do uso das ferramentas de gestão financeira, é recomendável que a empresa desenvolva um bom planejamento para o alcance de uma boa administração, ou seja, com base em algumas indicações do mercado, conhecimento técnico, estabelecimento de metas, perspectivas de crescimento da empresa e do país, etc. São elencadas uma série de medidas (ações) a serem desenvolvidas com o intuito de levar a instituição a alcançar seus objetivos de longo prazo. A partir deste momento é que uma gestão financeira de curto prazo, com informações confiáveis proporciona um importante meio para as empresas terem as condições adequadas de harmonizar e manter seus objetivos estratégicos (longo prazo) atualizados e ainda melhorar as rotinas e processos internos. Na falta de um controle financeiro eficaz, dificilmente a instituição conseguirá atingir os objetivos almejados no planejamento, pois todas as energias se voltarão para a busca de capital (dinheiro), tornando o plano de ações um mero plano de intenções e idéias sem condições de realização pela falta de recursos.
Um instrumento de controle simples, mas indispensável para administrar os recursos financeiros de uma instituição, seja uma pequena clínica ou um grande hospital, é o “Fluxo de Caixa”. O fluxo de caixa é um relatório gerencial que informa toda a movimentação financeira da instituição, e desta forma auxilia o gestor na visualização e compreensão das entradas e saídas de dinheiro. Consiste da anotação diária, sistemática e rotineira de todas as transações (entradas e saídas) da instituição, de forma organizada, com demonstrativos diários, semanais, mensais e anuais, permitindo ao gestor uma visão detalhada e o comportamento de todos os itens de entrada e saída de recursos da instituição. Outro fator importante do fluxo de caixa é gerar dados históricos que possibilitam a projeção do fluxo de caixa, ou seja, prever quanto dinheiro vamos precisar daqui a dois , três ou seis meses ou quanto vai sobrar, a previsão do fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável do planejamento financeiro de curto prazo, pois através da mesma conseguimos enxergar qual o momento mais adequado para investir, ou quando a empresa vai necessitar de um financiamento, planejar melhores políticas e prazos de recebimento e pagamentos , ajustar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos, proporcionando ao gestor informações fundamentais para o uso coerente do capital.
Outro instrumento de grande valia para a gestão eficiente de uma empresa, é exatamente ter o conhecimento de quanto de riqueza ela gera ao proprietário (sócio/acionista), através da “Demonstração de Resultados” se obtém informação do lucro ou prejuízo gerado pela empresa, ou seja, depois de um mês de trabalho, quanto a empresa obteve de receita, quais foram os gastos totais e quanto sobrou, a diferença deste relatório em relação ao Fluxo de Caixa é o regime pelo qual os dados são registrados (chamados de regime de competência e regime de caixa), ou seja, na demonstração de resultados os fatos são registrados no momento em que eles acontecem (por competência de exercício) independente do pagamento ou recebimento, por exemplo: se um paciente é atendido em setembro, mas a operadora de plano de saúde somente vai pagar a clinica em outubro, por competência registramos este valor no mês do atendimento do paciente, quando o fato aconteceu, portanto em setembro, já o caixa registra no momento em que o dinheiro é disponibilizado para a empresa, outubro ou novembro, O mesmo acontece com os insumos utilizados no tratamento, por competência são registrados no momento em que são utilizados, independente de quando foram ou serão pagos.
Por fim destacaria a gestão de custos como uma ferramenta que auxilia o gestor nas negociações e nos processos decisórios. Propiciando informações como: Estabelecimento de preços adequados; mensuração dos custos com ociosidade; identificação de serviços e clientes mais atrativos; avaliação dos custos fixos e variáveis; definição do ponto de equilíbrio; dentre outros.
Porém para que todas as ferramentas apresentadas surtam o efeito é de extrema importância que o gestor da instituição esteja plenamente convencido da necessidade da informação. Todavia, ainda encontramos gestores (proprietários / sócios) estacionados no passado, quando os ganhos eram fáceis, e hoje se perguntam “- o que está acontecendo?”, mas por outro lado resistem fortemente a adoção de ferramentas profissionais e dinâmicas para a gestão da empresa.
Urge a necessidade de adequação da organização com um sistema de informações compatíveis com as novas condições impostas pelo mercado – a constituição de informações de custos dos serviços, a implantação dos controles de caixa previstos e realizados e bons controles gerenciais, propiciando a apuração do resultado por cliente (operadora), por produto (procedimento), são dados que já deveriam estar fluindo de forma rotineira nas instituições.
A gestão amadora definitivamente não tem mais espaço em tempos da busca por padrões de excelência em qualidade e competitividade cada vez maior, cabe a instituição escolher qual o modelo a adotar, no que diz respeito aos controles financeiros, existem diversas opções de ferramentas financeiras no mercado. No entanto o mais importante é adotar a cultura, e iniciar o processo e ser perseverante, e usar a informação para controle, gerenciamento e tomada de decisão com confiança e credibilidade.
É oportuno observar também, que alem da crescente competitividade, da exigência do mercado por alta qualidade a custos cada vez menores, precisamos agir rápido, a moderna administração não permite demora nas ações, vivemos um momento de grandes desafios, que exigem perspicácia e um toque de ousadia nas decisões, todavia sempre devem estar lastreadas em ferramentas de gestão que permitam informações rápidas e confiáveis.
A linha entre o sucesso e o fracasso é muito pequena nos dias atuais, a margem dos resultados são mínimas e somente com dados pontuais e precisos temos condições de tomar atitudes que delimitarão qual o caminho a seguir, sucesso ou . . .
Eduardo Regonha – Diretor Executivo XHL Consultoria
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No ultimo artigo comentei que em momentos de crise as empresas necessitam gastar bem, melhorar a utilização dos recursos, eliminar desperdícios, enfim buscar a melhor gestão econômico financeira da instituição, e para isso destaquei que conhecer os números e tomar decisões com assertividade é fundamental, não há espaço para erros, por isso conhecer o caixa da empresa, desenvolver um bom planejamento financeiro, saber onde e quando gastar, o que e em que momento comprar, são informações fundamentais para a sobrevivência da empresa.
Para obter estas informações o fluxo de caixa é um instrumento de grande valor, ele mostra de forma detalhada onde aconteceram os gastos, e assim conseguimos analisar após um determinado período os itens que chamam mais atenção, que estão em um ritmo de ascensão anormal. Neste momento é preciso começar a pensar em atitudes afim de conter, ou pelo menos reverter o processo em curto espaço de tempo.
Temos também a possibilidade de comparar quanto cada item representa em relação as entradas de caixa, destacar alguns gastos que percebemos que está fora das expectativas,
Após corrigir e justificar os desvios, chega o momento de fazermos a projeção do caixa, ou seja, com base no histórico e com itens que já temos o conhecimento que irão acontecer, a previsão do caixa é considerada uma ferramenta vital para definir a saúde financeira de uma instituição, pois desta forma podemos tomar decisões antes dos problemas alcançarem níveis críticos.
Percebemos que vai faltar dinheiro no dia 12 do mês que vem e só vai ocorrer alguma entrada no dia 17, portanto temos 05 dias com o caixa em descoberto, quais ações podemos tomar para evitar esta deficiência? Quem sabe, tentar antecipar recebimentos, postergar pagamentos, começar a pesquisar financiamentos com juros menores.
Uma analise vertical evolutiva dos principais itens de caixa pode alertar para algumas despesas que estão começando a preocupar e até mesmo algumas entradas de caixa que percebemos que estão em declínio, portanto o que fazer? Se perdemos clientes devido ao momento econômico, uma projeção de caixa pode mostrar até quando temos condições de suportar sem reduzir custos, e posteriormente onde cortar as despesas.
Se percebemos que o caixa esta no vermelho e irá continuar se não tomarmos nenhuma decisão. Neste momento será necessário ações imediatas e o fluxo de caixa mostra com clareza esta situação e podemos simular situações afim de reverter esta situação
Não há mais condições de gerir uma clinica sem um criterioso controle financeiro das transações, é fundamental conhecer as entradas e saídas realizadas e principalmente a previsão, as ações devem ser com foco na prevenção, tomar atitudes antes do problema acontecer.
Caso a ação necessite de investimentos e gerar mais gastos, avaliar o custo (juros) de captação de recursos no mercado, e simular no fluxo de caixa em cenários distintos , ou seja, pessimista, conservador e otimista para amortização das dividas. Caso o cenário pessimista demonstre que não será possível saldar as dividas antes de tomar qualquer atitude, é recomendável sempre pensar em um plano B, na pior das hipóteses a necessidade do sócio fazer aportes de capital para cobrir o déficit, ou refinanciar a divida.
Mas na condição otimista, recomenda-se prever o que fazer com as sobras, investir mais? Distribuir para os sócios? Montar um fundo de reserva?, ou até um pouco de todos.
O fluxo de caixa proporciona a informação imediata, ou seja, se a empresa tem ou não saldo, quanto tem a pagar e quanto tem a receber, e com base no histórico e nas expectativas, desenvolver as previsões , que devem ser muito próximas da realidade.
Eduardo Regonha é Diretor Executivo da XHL Consultoria
Doutor em Ciências – Custos em Oftalmologia, Atividades Acadêmicas Desenvolvidas:
Coordenador do Curso da MBA em Administração Hospitalar , pela Fundação Unimed
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