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Sempre defendo, e isso foi destaque no artigo anterior, que o fluxo de caixa é uma ferramenta valiosa no controle das finanças e na previsão dos gastos e das receitas. Nos momentos de crise, como o que estamos passando, então, são fundamentais. Também é importante destacar que muitos proprietários (ou gestores) já desenvolveram muito bem suas informações e possuem boa noção de tudo o que comentamos, como previsão, saldos etc. Mas chegou o momento de fazer análises e tomar decisões para amenizar ou eliminar os efeitos da recessão e da inflação elevada, avaliando fatores como “qual é o impacto no caixa se uma operadora X descredenciar a clínica?” ou “Qual é o impacto nas despesas fixas e variáveis?”.
Muitas vezes, em momentos de dificuldades, sempre vem à mente o corte das despesas fixas (salários, serviços de terceiros etc.), contudo, em certos casos, reduzindo o quadro, perde-se qualidade e, por consequência, pacientes (receita). Entretanto, se a clínica já está enxuta, talvez o momento seja de iniciar uma reavaliação nos custos variáveis. Exemplos:
– A clínica realiza consultas e o profissional médico fica com 70% da remuneração e a clínica com 30%, esse percentual está adequado? Talvez não seria interessante mudar um pouco essa proporção?
– Os funcionários estão fazendo hora extra para acompanhar médicos que fazem consultas até às 21h. Não seria melhor contratar um funcionário para trabalhar à noite? Além disso, quantas consultas ou exames são feitos à noite? O total vale a pena? Proporciona um bom retorno?
– Como estão os estoques? Muito altos? Há muito dinheiro travado em estoques?
– Os consultórios e o centro cirúrgico estão ociosos? Como reduzir a ociosidade?
– Será que aquele estacionamento gratuito que oferecemos para o paciente não poderia ser uma fonte de receita? Ou, pelo menos, passar para um terceiro e não gerar custo?
– Alguns exames estão com uma fila de, no mínimo, dois meses de espera. Será que não daria para antecipar essas receitas, ampliando um pouco o horário de atendimento para realizá-los?
– Temos três filiais e uma equipe de limpeza própria para cada, mas o serviço é mínimo. Será que não dá para terceirizar e reduzir esse custo?
– Um profissional de informática desenvolveu nosso sistema há anos, hoje domina todo o processo e ganha muito bem. Não poderíamos comprar um sistema em “nuvem”, que reduziria custos com servidor, e abrir mão desse profissional? Ou, ainda, terceirizar o help desk e a impressora?
– Há profissionais médicos que locam espaço no consultório e até pagam um valor pelo período combinado, mas raramente aparecem, não geram exames, procedimentos e o consultório fica fechado nesse tempo. Não seria mais vantajoso ter profissionais contratados, atuando e gerando produção?
– Como estão nossos recursos de glosas? Qual é o percentual delas? Quanto tempo demoramos para receber um recurso?
– Quantas contas ficam paradas por algum problema e não seguem para o faturamento? Qual é o percentual?
– Dispomos de uma profissional de confiança, com anos de casa, mas que tem como objetivo único e exclusivo cuidar do agendamento das cirurgias. Levando em conta que a clínica só realiza 35 cirurgias por semana, será que a recepção ou enfermagem não poderiam cuidar desse processo?
– Existe algum sistema para lembrar ao paciente o dia da consulta, talvez uma notificação automática por WhatsApp, em que o próprio sistema avisa 24 horas antes para que ele não falte?
– Como está o marketing digital da clínica? Ela está no Facebook, no Twitter etc.?
– Tem como reduzir a carga tributária? Mudar de lucro real para presumido ou adotar o simples? Qual é a melhor opção?
– E quanto aos profissionais médicos, existe alguma forma de apoiá-los para reduzir os impostos para eles? Assim, se aumentarmos o percentual de retenção para clínica, o efeito pode ser nulo para eles?
– Enfim, temos que avaliar, analisar, pensar, estudar e ver quais formas temos para crescer e sobreviver. Em épocas difíceis, precisamos contar com o apoio de todos e, na mesma proporção, em épocas saudáveis, compartilhar, oferecendo participação nos lucros para os CLTs, criando algum tipo de fidelização para os profissionais médicos, que lhe deem direitos que outros podem não possuir, atrativos na remuneração etc.
Os itens acima são pequenas observações que podem ser os diferenciais para a sobrevivência da instituição. Às vezes, é necessário ser um pouco ousado e, inevitavelmente, sair da “zona de conforto”, tomar atitudes que podem “machucar”, mas que, depois, sairemos fortalecidos, porque, apesar de todas as adversidades, fez-se o que de fato era necessário e, somente depois, é que o reconhecimento aparece. Que tal analisar sua instituição e descobrir o que pode ser feito?
Eduardo Regonha é diretor executivo da XHL Consultoria; doutor em Ciências pela Escola Paulista de Medicina da Universidade Federal de São Paulo (Unifesp); coordenador do MBA em Administração Hospitalar da Fundação Unimed
Fonte: Doc Content – https://docacademyblog.com/2017/12/07/o-que-pode-ser-feito-para-amenizar-os-efeitos-da-crise-no-consultorio/