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Os progressos alcançados pela medicina nos últimos anos é inquestionável, estamos vivenciando avanços científicos e tecnológicos que trouxeram uma melhor qualidade de vida a população e uma sobrevida cada vez maior, porém também causando fortes impactos nos custos em saúde. Temos hoje um mercado altamente competitivo, atrelado por reivindicações de serviços de alta qualidade a preços cada vez menores, ditados pelos tomadores de serviços, (operadoras de planos de saúde) contrapondo aos elevados custos dos equipamentos de alta tecnologia e dos insumos. Estamos diante de um cenário no qual a receita vem diminuindo e a necessidade de investimentos em expansão, portanto, frente ao exposto podemos afirmar que a necessidade de controles financeiros é indiscutível, que o controle e gerenciamento das finanças são fundamentais para o crescimento sustentável e perene do negócio, e deve proporcionar informações confiáveis para as negociações e tomada de decisões.
Todavia antes de avançarmos nas discussões do uso das ferramentas de gestão financeira, é recomendável que a empresa desenvolva um bom planejamento para o alcance de uma boa administração, ou seja, com base em algumas indicações do mercado, conhecimento técnico, estabelecimento de metas, perspectivas de crescimento da empresa e do país, etc. São elencadas uma série de medidas (ações) a serem desenvolvidas com o intuito de levar a instituição a alcançar seus objetivos de longo prazo. A partir deste momento é que uma gestão financeira de curto prazo, com informações confiáveis proporciona um importante meio para as empresas terem as condições adequadas de harmonizar e manter seus objetivos estratégicos (longo prazo) atualizados e ainda melhorar as rotinas e processos internos. Na falta de um controle financeiro eficaz, dificilmente a instituição conseguirá atingir os objetivos almejados no planejamento, pois todas as energias se voltarão para a busca de capital (dinheiro), tornando o plano de ações um mero plano de intenções e idéias sem condições de realização pela falta de recursos.
Um instrumento de controle simples, mas indispensável para administrar os recursos financeiros de uma instituição, seja uma pequena clínica ou um grande hospital, é o “Fluxo de Caixa”. O fluxo de caixa é um relatório gerencial que informa toda a movimentação financeira da instituição, e desta forma auxilia o gestor na visualização e compreensão das entradas e saídas de dinheiro. Consiste da anotação diária, sistemática e rotineira de todas as transações (entradas e saídas) da instituição, de forma organizada, com demonstrativos diários, semanais, mensais e anuais, permitindo ao gestor uma visão detalhada e o comportamento de todos os itens de entrada e saída de recursos da instituição. Outro fator importante do fluxo de caixa é gerar dados históricos que possibilitam a projeção do fluxo de caixa, ou seja, prever quanto dinheiro vamos precisar daqui a dois , três ou seis meses ou quanto vai sobrar, a previsão do fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável do planejamento financeiro de curto prazo, pois através da mesma conseguimos enxergar qual o momento mais adequado para investir, ou quando a empresa vai necessitar de um financiamento, planejar melhores políticas e prazos de recebimento e pagamentos , ajustar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos, proporcionando ao gestor informações fundamentais para o uso coerente do capital.
Outro instrumento de grande valia para a gestão eficiente de uma empresa, é exatamente ter o conhecimento de quanto de riqueza ela gera ao proprietário (sócio/acionista), através da “Demonstração de Resultados” se obtém a informação do lucro ou prejuízo gerado pela empresa, ou seja, depois de um mês de trabalho, quanto a empresa obteve de receita, quais foram os gastos totais e quanto sobrou, a diferença deste relatório em relação ao Fluxo de Caixa é o regime pelo qual os dados são registrados (chamados de regime de competência e regime de caixa), ou seja, na demonstração de resultados os fatos são registrados no momento em que eles acontecem (por competência de exercício) independente do pagamento ou recebimento, por exemplo: se um paciente é atendido em setembro, mas a operadora de plano de saúde somente vai pagar a clinica em outubro, por competência registramos este valor no mês do atendimento do paciente, quando o fato aconteceu, portanto em setembro, já o caixa registra no momento em que o dinheiro é disponibilizado para a empresa, outubro ou novembro, O mesmo acontece com os insumos utilizados no tratamento, por competência são registrados no momento em que são utilizados, independente de quando foram ou serão pagos.
Por fim destacaria a gestão de custos como uma ferramenta que auxilia o gestor nas negociações e nos processos decisórios. Propiciando informações como: Estabelecimento de preços adequados; mensuração dos custos com ociosidade; identificação de serviços e clientes mais atrativos; avaliação dos custos fixos e variáveis; definição do ponto de equilíbrio; dentre outros.
Porém para que todas as ferramentas apresentadas surtam o efeito é de extrema importância que o gestor da instituição esteja plenamente convencido da necessidade da informação. Todavia, ainda encontramos gestores (proprietários / sócios) estacionados no passado, quando os ganhos eram fáceis, e hoje se perguntam “- o que está acontecendo?”, mas por outro lado resistem fortemente a adoção de ferramentas profissionais e dinâmicas para a gestão da empresa.
Urge a necessidade de adequação da organização com um sistema de informações compatíveis com as novas condições impostas pelo mercado – a constituição de informações de custos dos serviços, a implantação dos controles de caixa previstos e realizados e bons controles gerenciais, propiciando a apuração do resultado por cliente (operadora), por produto (procedimento), são dados que já deveriam estar fluindo de forma rotineira nas instituições.
A gestão amadora definitivamente não tem mais espaço em tempos da busca por padrões de excelência em qualidade e competitividade cada vez maior, cabe a instituição escolher qual o modelo a adotar, no que diz respeito aos controles financeiros, existem diversas opções de ferramentas financeiras no mercado. No entanto o mais importante é adotar a cultura, e iniciar o processo e ser perseverante, e usar a informação para controle, gerenciamento e tomada de decisão com confiança e credibilidade.
É oportuno observar também, que alem da crescente competitividade, da exigência do mercado por alta qualidade a custos cada vez menores, precisamos agir rápido, a moderna administração não permite demora nas ações, vivemos um momento de grandes desafios, que exigem perspicácia e um toque de ousadia nas decisões, todavia sempre devem estar lastreadas em ferramentas de gestão que permitam informações rápidas e confiáveis.
A linha entre o sucesso e o fracasso é muito pequena nos dias atuais, a margem dos resultados são mínimas e somente com dados pontuais e precisos temos condições de tomar atitudes que delimitarão qual o caminho a seguir.