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Afinal, o que significa informação econômica, não é a mesma coisa que financeiro? Porque temos tantos dados, tantas informações com resultados diferentes? Contabilidade Geral, Contabilidade Gerencial (Informação Gerencial), Fluxo de Caixa? Para que serve tudo isso?
São importantes indagações que o gestor precisa esclarecer para ter uma noção clara a fim de conhecer, gerenciar e controlar adequadamente o seu negócio. Trata-se de um conjunto de dados que contribuem muito para a gestão eficaz, classificados em informações econômicas e financeiras, nas quais geralmente as econômicas refletem a condição da empresa em gerar riqueza (lucro ou prejuízo) representada pelos relatórios desenvolvidos pela Contabilidade Geral e Contabilidade Gerencial, os dados são registrados no momento em que o “fato” acontece (o momento em que o paciente é atendido) quando registramos (documentamos) todos os insumos que foram utilizados no atendimento do paciente, e também registramos a receita, ou seja, um direito a receber (paciente de convênio, o recebimento de fato acontecerá após 30 dias), já as informações financeiras demonstram as entradas efetivas de dinheiro (independente de quando o paciente foi atendido) e as saídas de caixa (também sem levar em consideração quando o recurso foi usado) e finalmente gera o montante efetivo de dinheiro disponível na instituição em determinada data.
Os esclarecimentos destes conceitos são fundamentais para o entendimento, desenvolvimento e prática de uma adequada gestão econômico financeira de uma instituição. Este artigo tem por objetivo esclarecer estes conceitos, que impactam diretamente na forma de administrar, na tomada de decisão e no desempenho da empresa.
Para uma assimilação melhor destes conceitos acho que podemos discutir através de uma simulação de um “case”. (um caso prático, de uma instituição fictícia, a “Clinica Controlmed “)
A Clinica Controlmed terceiriza a sua contabilidade, e mensalmente o contador apresenta os balancetes, calcula todos os impostos a serem recolhidos, faz a folha de pagamento, e todas as informações exigidas pela legislação, e anualmente apresenta o balanço e a demonstração de resultados, relatório este que apresenta o lucro contábil da Clínica.
A Controlmed conta também com o apoio de um Consultor que foi contratado pela clínica para desenvolver os relatórios gerenciais que apresenta outro resultado diferente do contábil, que segundo ele estas informações são as mais qualificadas para o gerenciamento, controle e tomada de decisão.
E ainda um funcionário da Clínica cuida dos recebimentos, pagamentos e desenvolve outro relatório ”O fluxo de caixa”.
Certa ocasião o Proprietário da Clínica percebeu que os relatórios tinham valores diferentes, mas os responsáveis pelos relatórios afirmaram que todos estavam certos, um pouco indignado e sem entender bem o porquê destas diferenças solicitou uma explicação coerente para este fato.
Primeiro foi explicado o que significa cada um dos tipos de informações:
Contabilidade Geral: preocupa-se em registrar todas as transações que acontecem na empresa consubstanciada em documentos oficiais, segue regras padronizadas mundialmente, é obrigatória, seus relatórios atendem a necessidades internas, mas também externas, como: Governo (avaliação dos impostos) , Bancos (analisam as condições da empresa em saldar suas dívidas através da análise dos balanços), Fornecedores (também para analise de crédito), dentre outros usuários externos.
Contabilidade Gerencial: ou simplesmente a Informação Gerencial, avalia o desempenho da empresa, não tem padronização e não é obrigatória, usa os dados da Contabilidade Geral para geração dos relatórios. A administração usa os dados gerenciais para planejamento, avaliação, controle e tomada de decisão, gera informações para formação de preço dos produtos e possibilita também a apresentação do resultado operacional da empresa (semelhante a Contabilidade Geral, porém normalmente um valor diferente) , se a empresa é geradora de riqueza, se proporciona retorno ao investidor.
Fluxo de Caixa: relatório que informa todas as entradas e saídas de capital, no momento em que efetivamente acontecem, a grande diferença entre o Fluxo de Caixa e a Contabilidade Geral e Gerencial é o regime pelo qual os dados são registrados (chamados de regime de competência e regime de caixa), ou seja, a Contabilidade Geral e Gerencial registram os fatos no momento em que eles acontecem (por competência de exercício) independente do pagamento ou recebimento, por exemplo: se um paciente é atendido em setembro, mas a operadora de plano de saúde somente vai pagar a clinica em outubro, por competência registramos este valor no mês do atendimento do paciente, quando o fato aconteceu, portanto em setembro, já o caixa registra no momento em que o dinheiro é disponibilizado para a empresa, outubro ou novembro.
Para esclarecer o porquê destes relatórios não terem necessariamente valores iguais foram elencados alguns exemplos práticos ocorridos na clínica:
1) A Clinica atendeu um paciente particular em setembro que fez uma consulta e uma série de exames, totalizando um gasto de R$ 900,00 que foi pago com 03 cheques pré-datados para 30, 60 e 90 dias, a Contabilidade Geral e Gerencial registraram o montante de R$ 900,00 no momento (mês) em que aconteceu (o fato gerador – atendimento do paciente), já no relatório de fluxo de caixa, foi registrado no momento em que o dinheiro entrou na conta corrente ou no caixa da empresa, quando o capital tornou-se disponível, ou seja: R$ 300,00 em outubro, R$ 300,00 em novembro e R$ 300,00 em dezembro.
2) Neste outro exemplo as informações foram diferentes nos três relatórios, a empresa solicitou uma manutenção preventiva em um equipamento, que foi realizada por uma empresa externa, e cobrou o valor de R$ 1.200,00, e orientou que este serviço deveria ser feito anualmente a fim de evitar defeitos no equipamento, o serviço foi executado em julho e pago em 03 parcelas com 30, 60 e 90 dias, neste caso a Contabilidade Geral registrou este fato como uma manutenção que ocorreu no mês de julho no valor de 1.200,00 , a Contabilidade Gerencial amortizou o valor em 12 meses, R$ 100,00 ao mês , pois considera que é uma manutenção anual e a cada mês uma parcela da manutenção é absorvida como custo do mês, e o Fluxo de Caixa registrou saídas de R$ 400,00 em cada um dos meses (agosto, setembro e outubro.) em que ocorreram os pagamentos.
Por este motivo os relatórios tem informações divergentes, poderíamos chegar a uma situação em que os relatórios contábeis apresentam um lucro líquido de R$ 10.000,00, os controles gerenciais apontam um resultado de R$ 15.000,00 e o caixa um saldo devedor de R$ 5.000,00, todos estão corretos, confiáveis e coerentes, vale lembrar que são registrados de forma diferente e principalmente em tempos diferentes , mas cada um tem sua fundamental importância.