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Sandra Chiaranto contribui para o encarte do “Projeto Meu Primeiro Consultório”. Parceria entre A CBO (Conselho Brasileiro de Oftalmologia) e a SBAO (Sociedade Brasileira de Administração em Oftalmologia).
1. O que é fluxo de caixa mensal?
Fluxo de Caixa Mensal é o registro de toda movimentação financeira que ocorre na instituição, inclusive aquele “caixinha” para pagamento de pequenas despesas tais como: lanches, correio, fotocópia, etc. É importante estar atento, pois muitas vezes ocorre a seguinte situação:
O valor em espécie recebido de atendimento particular é uti lizado como reposição de caixa, sem registro adequado desta entrada, ou melhor, há o lançamento de entrada no “Caixa”, porém sem a classificação correta, não registrando o atendimento particular e deturpando o Fluxo de Caixa Mensal.
Isso significa que não há exceção, toda entrada e saída financeira deve ser registrada no Fluxo de Caixa.
Classificação do demonstrativo
Grupo: total de convênios, total particular, total estrutura, etc.
Item de Receita: CABESP, cartão de crédito, etc.
Item de Despesa: condomínio, energia elétrica, etc.
Dessa forma contemplamos com classificação adequada toda a movimentação financeira, possibilitando checagem a qualquer tempo das informações fornecidas aos gestores com o entendimento imediato.
As informações fi carão claras não apenas para as pessoas envolvidas no dia a dia da movimentação financeira, mas para todos os envolvidos na administração. Em outras palavras, passamos de uma administração amadora para uma administração profissional.
2. Qual o objetivo de um fluxo de caixa mensal?
O objetivo do Fluxo de Caixa Mensal inicialmente seria o conhecimento da movimentação financeira, pois quem administra sempre tem “ideia” do que ocorre na instituição, mas “ideia” não gera informações incontestáveis e precisamos de fatos, precisamos de números seguros. Com elaboração do Fluxo de Caixa Mensal teremos, por consequência:
• Conhecimento detalhado da movimentação fi nanceira da insti tuição;
• Conhecimento imediato de qualquer distorção e oportunidade de correção rápida;
• Avaliação das estratégias adotadas pela insti tuição;
• Histórico do movimento fi nanceiro, etc.
Além da disseminação destas informações de forma roti neira e pontual, teremos ainda a qualquer tempo a possibilidade de checagem de cada informação fornecida, conforme citado na pergunta anterior, ou seja, haverá o relatório gerencial para conhecimento de todos os envolvidos e se surgir dúvida, a origem de cada número será rapidamente acessada e a questão esclarecida na mesma velocidade.
3. Como elaborar um fluxo de caixa mensal?
Para a elaboração do Fluxo de Caixa Mensal é necessário que todo e qualquer movimento financeiro seja registrado conforme mencionei anteriormente. Este registro deve ocorrer em planilha eletrônica (não havendo um sistema informatizado), elaborada de acordo com o plano de contas da instituição, com as devidas definições conforme já exemplifi cado em grupo de contas, itens de receita e itens de despesas. Esta formatação é fundamental para clareza do relatório e comparativos futuros.
É fundamental que este registro seja diário para que haja a verificação de qualquer distorção regularmente, pois esta tarefa pode parecer simples, mas justamente por sua simplicidade requer alguns cuidados. Através dela teremos condições de analisar a movimentação financeira da insti tuição, o que confere grande responsabilidade a cada registro efetuado.
4. Quais as vantagens de ter um fluxo de caixa mensal?
A maior vantagem é ter o conhecimento em tempo real de toda a movimentação financeira detalhada da instituição, pois através da metodologia de registro diário da movimentação financeira, teremos ao final de cada dia o fechamento do Fluxo de Caixa Diário, que consequentemente, ao final de cada mês, resultará no Fluxo de Caixa Mensal, assim como ao final de cada trimestre, no Fluxo de Caixa Trimestral e a Média do mesmo, ou ainda, ao final de um semestre, o Fluxo de Caixa Semestral e a Média do mesmo e, por fim, o Fluxo de Caixa Anual.